Pedidos a Proveedores

Pedidos a Proveedores

El módulo de pedidos a proveedores permite gestionar todas las compras del negocio, desde pedidos de stock hasta el registro de gastos y facturas recibidas.

📥 ¿Qué es un Pedido a Proveedor?

Un pedido a proveedor (Supplier Order) gestiona:

• Compras de productos para inventario
• Registro de facturas recibidas
• Control de gastos del negocio
• Actualización automática de stock
• Seguimiento de pagos a proveedores

Información Principal

• Número único: Identificador secuencial
• Proveedor: Empresa suministradora
• Documento: Factura, albarán o ticket
• Fecha: Del documento y vencimiento
• Productos: Artículos comprados
• Total: Importe con impuestos

🔄 Flujo de Compra

1. Crear Pedido

   • Seleccionar proveedor
   • Tipo de documento
   • Fecha y número de factura

2. Añadir Productos

   • Buscar o crear productos
   • Cantidades y precios de compra
   • Actualizar precios de venta

3. Revisar Totales

   • Verificar importes
   • Aplicar descuentos
   • Comprobar IVA

4. Recepcionar

   • Confirmar recepción
   • Actualizar inventario
   • Adjuntar documento

5. Gestionar Pago

   • Registrar vencimiento
   • Marcar como pagado
   • Archivar documento

👥 Gestión de Proveedores

Datos del Proveedor

Información Fiscal

• Razón social
• NIF/CIF
• Dirección completa
• Datos bancarios

Contacto

• Persona de contacto
• Teléfono y email
• Horarios
• Condiciones comerciales

Categorización

Los proveedores pueden clasificarse por:

• Tipo: Fabricante, distribuidor, servicios
• Categoría: Bicicletas, componentes, accesorios
• Frecuencia: Habitual, ocasional, único
• Condiciones: Contado, aplazado, confirming

📄 Tipos de Documento

Documentos Soportados

Factura

Factura (invoice)

• Documento fiscal completo
• Desglose de IVA obligatorio
• Número único del proveedor
• Vencimiento para pago

Albarán

Albarán (delivery)

• Confirmación de entrega
• Sin valor fiscal
• Pendiente de factura
• Control de recepciones

Ticket

Ticket (ticket)

• Compras menores
• Gastos de caja chica
• Sin desglose detallado
• Registro simplificado

Nota

Puedes adjuntar el documento escaneado (PDF, imagen) para mantener un archivo digital completo.

📦 Gestión de Productos

Alta de Productos Nuevos

Cuando un producto no existe en el inventario:

1. Crear producto desde el pedido
2. Asignar categoría y marca
3. Establecer precio de coste
4. Calcular PVP con margen
5. Definir stock inicial

Actualización de Existentes

Para productos ya en catálogo:

• Actualizar precio de coste: Nuevo precio del proveedor
• Recalcular PVP: Mantener margen objetivo
• Incrementar stock: Sumar unidades recibidas
• Histórico de precios: Registro de evolución

💰 Control de Gastos

Tipos de Gasto

Mercancía

• Productos para venta
• Repuestos de taller
• Material consumible

Servicios

• Reparaciones externas
• Transportes
• Servicios profesionales

Suministros

• Electricidad
• Agua
• Telecomunicaciones

Otros

• Alquiler local
• Seguros
• Material oficina

Centros de Coste

Asigna gastos a:

• Departamentos (taller, tienda, administración)
• Proyectos específicos
• Líneas de negocio
• Ubicaciones (si hay múltiples tiendas)

📊 Estados del Pedido

Estados de Documento

Borrador En preparación
Confirmado Pedido enviado
Recibido Mercancía recepcionada
Cancelado Pedido anulado

Estados de Entrega

• Pendiente (none): Sin albarán
• Parcial (partial): Entrega parcial
• Completo (completed): Todo recibido
• Con incidencias (issues): Problemas en recepción

🚚 Recepción de Mercancía

Proceso de Recepción

1. Verificar Albarán

   • Comprobar referencias
   • Contar unidades
   • Verificar estado

2. Registrar Incidencias

   • Faltas
   • Productos dañados
   • Errores de referencia

3. Actualizar Stock

   • Entrada automática en almacén
   • Ubicación en tienda/almacén
   • Etiquetado si necesario

4. Confirmar Recepción

   • Marcar como recibido
   • Adjuntar albarán firmado
   • Notificar incidencias

Control de Calidad

Consejo

Configura controles de calidad obligatorios para ciertos proveedores o categorías de productos críticos.

Verificaciones posibles:

• Estado del embalaje
• Funcionamiento (productos técnicos)
• Documentación (garantías, manuales)
• Caducidad (productos con fecha límite)

💳 Gestión de Pagos

Formas de Pago

• Contado: Pago inmediato
• Transferencia: Con fecha de vencimiento
• Domiciliación: Cargo automático
• Confirming: Línea de financiación
• Pagaré: Documento de pago aplazado

Vencimientos

Control de Vencimientos

• Fecha de vencimiento por documento
• Alertas de pagos próximos
• Gestión de prórrogas
• Histórico de pagos
• Extracto por proveedor

Conciliación

Permite conciliar:

• Facturas con albaranes
• Pagos con extractos bancarios
• Pedidos con recepciones
• Presupuestos con facturas

📈 Análisis de Compras

Informes Disponibles

Por Proveedor

• Volumen de compra
• Evolución temporal
• Condiciones medias
• Incidencias

Por Producto

• Proveedores alternativos
• Evolución de precios
• Rotación de stock
• Márgenes

Por Período

• Compras mensuales
• Estacionalidad
• Previsiones
• Presupuesto vs real

KPIs de Compras

Rotación Stock

Veces que se renueva el inventario

Plazo Medio Pago

Días hasta pago a proveedores

Margen Medio

Diferencia entre coste y venta

Incidencias

% pedidos con problemas

🔗 Integraciones

Con Inventario

• Actualización automática de stock
• Creación de productos nuevos
• Histórico de movimientos
• Valoración de inventario

Con Contabilidad

• Registro de facturas recibidas
• Libro de compras
• IVA soportado
• Cuentas a pagar

Con Ventas

• Cálculo de márgenes reales
• Disponibilidad para venta
• Pedidos automáticos por stock mínimo

⚙️ Configuración

Parámetros Generales

• Margen por defecto: Para cálculo de PVP
• Actualización de precios: Automática o manual
• Stock de seguridad: Mínimos por producto
• Alertas: Vencimientos, stock bajo

Automatizaciones

Pedidos Automáticos

Configura reglas para generar pedidos automáticamente cuando el stock baje del mínimo establecido.

Opciones disponibles:

• Pedidos por stock mínimo
• Pedidos recurrentes (mensuales, semanales)
• Agrupación de pedidos por proveedor
• Aprobación automática hasta importe

Permisos

Comprador

• Crear pedidos
• Gestionar proveedores
• Recepcionar mercancía

Responsable

• Aprobar pedidos
• Modificar precios
• Ver márgenes
• Gestionar pagos

Administrador

• Configuración completa
• Acceso a todos los datos
• Informes financieros
• Auditoría

💡 Consejos y Buenas Prácticas

Optimización de Compras

1. Agrupa pedidos del mismo proveedor para reducir portes
2. Negocia rappels por volumen anual
3. Mantén proveedores alternativos para productos clave
4. Revisa márgenes regularmente
5. Digitaliza todos los documentos para consulta rápida

Alertas Recomendadas

• Stock bajo de productos estrella
• Vencimientos de pago próximos
• Productos sin rotación > 90 días
• Desviaciones de margen objetivo
• Incidencias recurrentes con proveedores