Pedidos a Proveedores

El módulo de pedidos a proveedores permite gestionar todas las compras del negocio, desde pedidos de stock hasta el registro de gastos y facturas recibidas.

📥 ¿Qué es un pedido a proveedor?

Un pedido a proveedor (Supplier Order) gestiona:

Compras de productos para inventario
Registro de facturas recibidas
Control de gastos del negocio
Actualización automática de stock
Seguimiento de pagos a proveedores

Información Principal

Número único: Identificador secuencial
Proveedor: Empresa suministradora
Documento: Factura, albarán o ticket
Fecha: Del documento y vencimiento
Productos: Artículos comprados
Total: Importe con impuestos

🔄 Flujo de compra

Crear Pedido
- Seleccionar proveedor
- Tipo de documento
- Fecha y número de factura
Añadir Productos
- Buscar o crear productos
- Cantidades y precios de compra
- Actualizar precios de venta
Revisar Totales
- Verificar importes
- Aplicar descuentos
- Comprobar IVA
Recepcionar
- Confirmar recepción
- Actualizar inventario
- Adjuntar documento
Gestionar Pago
- Registrar vencimiento
- Marcar como pagado
- Archivar documento

👥 Gestión de proveedores

Datos del proveedor

Información Fiscal

Razón social
NIF/CIF
Dirección completa
Datos bancarios

Contacto

Persona de contacto
Teléfono y email
Horarios
Condiciones comerciales

Categorización

Los proveedores pueden clasificarse por:

Tipo: Fabricante, distribuidor, servicios
Categoría: Bicicletas, componentes, accesorios
Frecuencia: Habitual, ocasional, único
Condiciones: Contado, aplazado, confirming

📄 Tipos de documento

Documentos soportados

Factura (`invoice`)

Documento fiscal completo
Desglose de IVA obligatorio
Número único del proveedor
Vencimiento para pago

Albarán (`delivery`)

Confirmación de entrega
Sin valor fiscal
Pendiente de factura
Control de recepciones

Ticket (`ticket`)

Compras menores
Gastos de caja chica
Sin desglose detallado
Registro simplificado

📦 Gestión de productos

Alta de productos nuevos

Cuando un producto no existe en el inventario:

Crear producto desde el pedido
Asignar categoría y marca
Establecer precio de coste
Calcular PVP con margen
Definir stock inicial

Actualización de existentes

Para productos ya en catálogo:

Actualizar precio de coste: Se recalcula automáticamente con media ponderada
Recalcular PVP: Mantener margen objetivo
Incrementar stock: Sumar unidades recibidas
Histórico de precios: Registro de evolución

⚡ Modo rápido

El modo rápido es un toggle por pedido que acelera drásticamente la entrada de productos mediante escaneo de códigos de barras. Está diseñado para recepciones de mercancía donde hay que registrar muchos productos de forma consecutiva.

Activar el modo rápido

Abrir un pedido a proveedor
- Navega a un pedido existente o crea uno nuevo
Activar el toggle
- En el panel izquierdo de información, activa el interruptor “Modo rápido”
- Aparecerá un mensaje descriptivo y una nueva columna PVP (producto)
Escanear productos
- Escanea códigos de barras o introdúcelos manualmente
- Los productos se añaden instantáneamente, sin diálogos intermedios

Comportamiento en modo rápido

Productos existentes

Si el código ya existe en tu catálogo, el producto se añade directamente al pedido sin abrir ningún diálogo.

Productos de la base de datos compartida

Si el código existe en la base de datos compartida de BikeCRM, se crea automáticamente en tu catálogo y se añade al pedido.

Productos desconocidos

Si el código no existe en ninguna base de datos, se crea automáticamente un producto nuevo con el código como nombre provisional. Después puedes editar el nombre directamente en la línea del pedido.

Productos duplicados

Si escaneas un código que ya está en el pedido, se incrementa automáticamente la cantidad en lugar de añadir una nueva línea.

Sincronización con el catálogo de productos

El modo rápido permite editar datos del catálogo de productos directamente desde el pedido:

Nombre del producto: Al editar el nombre de una línea del pedido, el cambio se propaga automáticamente al producto en el catálogo. Esto es útil para renombrar productos que se crearon automáticamente con el código como nombre.
PVP (precio de venta al público): La columna PVP muestra el precio de venta del producto (no del pedido). Al editarlo, se actualiza directamente el precio de venta en el catálogo del producto.

Desactivar el modo rápido

Desactiva el toggle en cualquier momento para volver al flujo normal con diálogos
La columna PVP desaparecerá
El modo rápido se desactiva automáticamente al salir del pedido

💰 Control de gastos

Tipos de gasto

Mercancía

Productos para venta
Repuestos de taller
Material consumible

Servicios

Reparaciones externas
Transportes
Servicios profesionales

Suministros

Electricidad
Agua
Telecomunicaciones

Otros

Alquiler local
Seguros
Material oficina

Centros de coste

Asigna gastos a:

Departamentos (taller, tienda, administración)
Proyectos específicos
Líneas de negocio
Ubicaciones (si hay múltiples tiendas)

📊 Estados del pedido

Estados de documento

Borrador En preparación
Confirmado Pedido enviado
Recibido Mercancía recepcionada
Cancelado Pedido anulado

Estados de entrega

Pendiente (none): Sin albarán
Parcial (partial): Entrega parcial
Completo (completed): Todo recibido
Con incidencias (issues): Problemas en recepción

🚚 Recepción de mercancía

Proceso de recepción

Verificar Albarán
- Comprobar referencias
- Contar unidades
- Verificar estado
Registrar Incidencias
- Faltas
- Productos dañados
- Errores de referencia
Actualizar Stock
- Entrada automática en almacén
- Ubicación en tienda/almacén
- Etiquetado si necesario
Confirmar Recepción
- Marcar como recibido
- Adjuntar albarán firmado
- Notificar incidencias

Control de calidad

Verificaciones posibles:

Estado del embalaje
Funcionamiento (productos técnicos)
Documentación (garantías, manuales)
Caducidad (productos con fecha límite)

🧮 Actualización automática del coste

Cuando recibes productos a través de un pedido a proveedor, BikeCRM actualiza automáticamente el precio de coste del producto en tu catálogo usando una media ponderada. Esto te permite tener siempre un coste preciso que refleja lo que realmente has pagado, incluso cuando compras el mismo producto a precios diferentes en distintos momentos.

¿Cómo funciona?

La fórmula de media ponderada tiene en cuenta el stock actual y su coste, junto con las nuevas unidades y su precio:

Fórmula de media ponderada

Nuevo coste = (stock actual × coste actual + unidades nuevas × precio de compra) / stock total

Ejemplo: Tienes 10 unidades a 10 € de coste. Compras 10 más a 8 €. Nuevo coste = (10 × 10 + 10 × 8) / 20 = 180 / 20 = 9 €

Casos especiales

Primera compra

Si el producto no tiene stock (o tiene stock negativo), el coste se establece directamente al precio de la nueva compra.

Correcciones

Si editas la cantidad o el precio de una línea del pedido, el coste del producto se recalcula automáticamente con los valores corregidos.

Eliminación de línea

Si eliminas una línea del pedido, se revierte su contribución al coste medio del producto.

Sin seguimiento de stock

La actualización de coste solo se aplica a productos con seguimiento de stock activado.

💳 Gestión de pagos

Formas de pago

Contado: Pago inmediato
Transferencia: Con fecha de vencimiento
Domiciliación: Cargo automático
Confirming: Línea de financiación
Pagaré: Documento de pago aplazado

Vencimientos

Control de Vencimientos

Fecha de vencimiento por documento
Alertas de pagos próximos
Gestión de prórrogas
Histórico de pagos
Extracto por proveedor

Conciliación

Permite conciliar:

Facturas con albaranes
Pagos con extractos bancarios
Pedidos con recepciones
Presupuestos con facturas

📈 Análisis de compras

Informes disponibles

Volumen de compra
Evolución temporal
Condiciones medias
Incidencias

KPIs de compras

Rotación Stock

Veces que se renueva el inventario

Plazo Medio Pago

Días hasta pago a proveedores

Margen Medio

Diferencia entre coste y venta

Incidencias

% pedidos con problemas

🔗 Integraciones

Con inventario

Actualización automática de stock
Creación de productos nuevos
Histórico de movimientos
Valoración de inventario

Con contabilidad

Registro de facturas recibidas
Libro de compras
IVA soportado
Cuentas a pagar

Con ventas

Cálculo de márgenes reales
Disponibilidad para venta
Pedidos automáticos por stock mínimo

⚙️ Configuración

Parámetros generales

Margen por defecto: Para cálculo de PVP
Actualización de precios: Automática o manual
Stock de seguridad: Mínimos por producto
Alertas: Vencimientos, stock bajo

Automatizaciones

Opciones disponibles:

Pedidos por stock mínimo
Pedidos recurrentes (mensuales, semanales)
Agrupación de pedidos por proveedor
Aprobación automática hasta importe

Permisos

Comprador

Crear pedidos
Gestionar proveedores
Recepcionar mercancía

Responsable

Aprobar pedidos
Modificar precios
Ver márgenes
Gestionar pagos

Administrador

Configuración completa
Acceso a todos los datos
Informes financieros
Auditoría

💡 Consejos y buenas prácticas

Optimización de compras

Agrupa pedidos del mismo proveedor para reducir portes
Negocia rappels por volumen anual
Mantén proveedores alternativos para productos clave
Revisa márgenes regularmente
Digitaliza todos los documentos para consulta rápida

Alertas recomendadas

Stock bajo de productos estrella
Vencimientos de pago próximos
Productos sin rotación > 90 días
Desviaciones de margen objetivo
Incidencias recurrentes con proveedores