Las fichas de servicio son el corazón del sistema de gestión de talleres en BikeCRM. Permiten gestionar todo el ciclo de vida de una reparación desde la recepción hasta la entrega.
Una ficha de servicio (BSS - Bike Service Sheet) es un documento digital que registra:
Información de la bicicleta y su propietario
Tareas a realizar y ya realizadas
Piezas y materiales utilizados
Tiempo invertido en la reparación
Costes y precios
Estado del trabajo
Datos principales
Número único : Identificador secuencial por tallerCliente : Propietario de la bicicletaBicicleta : Marca, modelo, matrículaFechas : Entrada, entrega prevista, entrega realEstado : Abierta, en proceso, cerrada, entregadaImporte : Total con y sin IVA
Recepción
Registro de la bicicleta
Identificación del cliente
Descripción del problema
Diagnóstico
Inspección técnica
Listado de tareas necesarias
Presupuesto estimado
Aprobación
Envío del presupuesto al cliente
Confirmación o modificación
Autorización para proceder
Reparación
Ejecución de tareas
Registro de tiempo
Uso de repuestos
Finalización
Control de calidad
Cálculo final
Generación de factura
Entrega
Notificación al cliente
Cobro
Cierre de la ficha
Mano de Obra
Reparaciones mecánicas
Ajustes y configuraciones
Mantenimientos preventivos
Diagnósticos
Materiales
Repuestos instalados
Consumibles utilizados
Accesorios añadidos
Productos de limpieza
Descripción : Detalle del trabajo realizadoCantidad : Unidades o horasPrecio unitario : Coste por unidadIVA : Tipo impositivo aplicableDescuento : Si aplicaNotas privadas : Solo para el tallerNotas públicas : Visibles para el cliente
BikeCRM incluye un sistema de control de tiempo que permite:
Iniciar/pausar cronómetro por ficha
Múltiples sesiones de trabajo
Cálculo automático del tiempo total
Histórico de sesiones
- Sesión 1: 09:00 - 10:30 (1h 30min)
- Sesión 2: 11:00 - 12:15 (1h 15min)
El tiempo registrado puede usarse para:
Facturación por horas : Precio/hora × tiempoAnálisis de productividad : Tiempo real vs estimadoPlanificación : Estimación de futuras reparaciones
Base = Σ(Cantidad × Precio Unitario)
Descuento = Base × % Descuento
Total sin IVA = Base - Descuento
Total sin IVA = Base - Descuento
IVA = Total sin IVA × Tipo IVA
Total con IVA = Total sin IVA + IVA
Pendiente Sin pagos registradosParcial Pagado parcialmentePagado Completamente pagadoDevuelto Reembolso realizado
El sistema puede enviar automáticamente:
SMS/Email de recepción : Confirmación de entradaPresupuesto : Para aprobaciónFicha lista : Aviso para recogerRecordatorios : Si no se recoge
Los clientes pueden:
Ver el estado de su reparación
Aprobar presupuestos online
Descargar la ficha en PDF
Ver historial de reparaciones
Fotos del estado : Antes/despuésDocumentos : Garantías, manualesPresupuestos : PDFs firmadosVídeos : Diagnósticos complejos
Tamaño máximo por archivo: 50MB
Formatos soportados: JPG, PNG, PDF, MP4
Almacenamiento en la nube
Compresión automática de imágenes
Abierta open
Recién creada
En evaluación
Esperando presupuesto
En Proceso started
Trabajo iniciado
Cronómetro activable
Tareas en ejecución
Cerrada closed
Trabajo completado
Pendiente de cobro/entrega
Factura generable
Entregada delivered
Cliente ha recogido
Pagada completamente
Archivada
Borrador Sin enviar al clienteEnviado Esperando respuestaAprobado Cliente aceptaRechazado Cliente no aceptaModificado Cambios solicitados
Descuenta stock automáticamente
Actualiza precios de productos
Reserva piezas para la reparación
Genera factura al cerrar
Aplica series y numeración
Integración con VeriFACTU
Programa citas de entrega
Planifica cargas de trabajo
Recordatorios automáticos
Tiempo medio de reparación Valor medio por ficha Tasa de conversión de presupuestos Fichas por mecánico/día Margen de beneficio
Formatos disponibles:
Excel (.xlsx)
CSV
PDF (individual o lote)
API REST para integraciones
Puedes configurar:
Numeración de fichas (prefijo, inicio)
Campos obligatorios/opcionales
Plantillas de tareas frecuentes
Textos de notificaciones
Términos y condiciones
Mecánico
Crear y editar fichas propias
Añadir tareas y tiempo
Ver fichas del taller
Encargado
Todas las fichas del taller
Aprobar presupuestos
Generar reportes
Modificar precios
Administrador
Acceso completo
Configuración del sistema
Gestión de permisos
Auditoría de cambios
Ctrl+N: Nueva fichaCtrl+T: Añadir tareaCtrl+S: Guardar cambiosSpace: Iniciar/pausar cronómetro
Fotografía siempre el estado inicialDetalla las tareas para evitar malentendidosActualiza el estado regularmenteUsa plantillas para reparaciones comunesRevisa antes de cerrar para evitar olvidos
Número de ficha
Cliente (nombre, teléfono, email)
Bicicleta (marca, modelo, matrícula)
Estado
Rango de fechas
Mecánico asignado
Importe (mayor/menor que)
Con/sin presupuesto
Pagadas/pendientes
Con garantía activa
Por tipo de trabajo
