Alquileres

El módulo de alquileres de BikeCRM permite gestionar una flota de bicicletas de alquiler con tarifas configurables, calendario visual, seguimiento de reservas y analíticas de rendimiento.

🚲 Conceptos básicos

Bicicletas de alquiler

Bicicletas marcadas con uso “alquiler” (ren). Cada una puede tener una tarifa asignada que calcula precios automáticamente según la duración.

Alquileres

Cada alquiler tiene un cliente, fechas de inicio/fin, una o más bicicletas, y un estado: borrador, reservado, alquilado, devuelto o cancelado.

Tarifas

Las tarifas definen precios por tramos de duración (ej: 1-24h = 25€, 25-72h = 60€) con cálculo automático de excesos.

Accesorios

Cascos, candados, cargadores y otros accesorios que se pueden alquilar junto con las bicicletas.

🔎 Encontrar un alquiler en la lista

La lista de Alquileres está pensada para localizar un alquiler en segundos, aunque solo recuerdes una parte («el de las tres Specialized, de un tal Roger»).

Qué muestra cada fila

Núm.: el número del alquiler, el mismo que aparece en la ruta de navegación del detalle
Cliente: el nombre y, debajo, su teléfono
Bicis: un resumen de las bicis alquiladas. Las del mismo modelo se agrupan con sus tallas (3× Specialized Turbo Levo · M, L); si hay más de dos modelos se muestran los dos primeros y un +N con el número de bicis que faltan (Orbea Rise M, Trek Fuel EX L +2). Pasa el ratón por encima para ver la lista completa. Las líneas de texto libre (sin bici asignada) aparecen con su nombre
Inicio y Fin del alquiler, y el Estado. Las reservas hechas desde la web llevan Online debajo del estado

En el móvil la lista muestra cliente, bicis, inicio y estado; el resto de columnas aparece en pantallas más anchas.

Buscar

El buscador encuentra alquileres por cliente (nombre, correo o teléfono), por número de alquiler y por las bicis: nombre, marca, modelo o número de serie, el texto de las líneas libres y los accesorios alquilados. Si escribes varias palabras, el alquiler tiene que cumplirlas todas, aunque estén en campos distintos: specialized roger encuentra el alquiler de Roger que lleva una Specialized, y no los demás alquileres de Roger ni las demás Specialized. Un alquiler con varias bicis que coinciden aparece una sola vez.

Filtros rápidos

Debajo del buscador hay cinco filtros de un clic. Solo puede haber uno activo; vuelve a pulsarlo para quitarlo.

Filtro	Qué muestra
Salen hoy	Alquileres reservados o alquilados que empiezan hoy
Vuelven hoy	Alquileres reservados o alquilados cuya fecha de fin es hoy
En curso	Alquileres en estado alquilado: las bicis están fuera ahora mismo (incluidos los que se han pasado de fecha)
Vencidos sin devolver	Alquileres alquilados cuya fecha de fin ya ha pasado
Pendientes de aprobación	Reservas online que esperan que las apruebes o las rechaces

«Hoy» es el día en la zona horaria de tu negocio: un alquiler que empieza a las 00:30 cuenta como de hoy, aunque el servidor esté en otra zona horaria.

Activos entre

El filtro Activos entre muestra los alquileres que coinciden, aunque sea en parte, con las fechas elegidas (los dos días incluidos): los que empiezan, terminan o siguen en curso en ese periodo. Un alquiler sin fecha de fin que sigue abierto cuenta como activo desde su inicio. Puedes elegir un solo día.

Por bicicleta

En el filtro Bicicleta escribe el nombre, la marca, el modelo o la talla de una bici de alquiler y elígela de la lista: verás todos los alquileres en los que aparece. La pestaña Alquileres de cada bicicleta muestra lo mismo desde la ficha de la bici.

Todos los filtros se combinan entre ellos y con el buscador, y quedan en la dirección de la página: si recargas o compartes el enlace, la lista se abre con los mismos filtros.

🔒 Protección contra dobles reservas

BikeCRM comprueba la disponibilidad de cada bicicleta en cuatro momentos:

Al añadir una bicicleta a una reserva o alquiler activo
Al cambiar la bicicleta de una línea por otra
Al cambiar las fechas de un alquiler reservado o en curso, también arrastrándolo en el calendario
Al confirmar un borrador (pasar de borrador a reservado) o al aprobar una reserva online

Los borradores no bloquean bicicletas: solo cuentan los alquileres reservados y alquilados.

Si la bicicleta ya está ocupada en ese periodo, la operación se rechaza y no se guarda nada. Al añadir o cambiar una bici verás Esta bici ya está alquilada en esas fechas (incluido el margen del taller).; al cambiar las fechas o confirmar un borrador, Alguna bici de este alquiler no está disponible en las fechas elegidas. La fecha rechazada no se queda en pantalla: se vuelve a mostrar la que estaba guardada.

📆 Fechas y precios

La fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio: BikeCRM rechaza el cambio con el aviso La fecha de fin del alquiler no puede ser anterior a la de inicio. y vuelve a mostrar la fecha guardada. Un alquiler que empieza y acaba a la misma hora sí se acepta
Al añadir una bici escribiendo su nombre en + Añadir bici, elígela de la lista. Si sales del campo sin elegir ninguna, BikeCRM pregunta Ninguna bici elegida: Usar como texto libre guarda la línea sin bici asignada y Descartar la quita sin guardar nada
Un precio tachado en una línea indica un descuento sobre el precio de la tarifa; si escribes el precio a mano sin descuento, no aparece tachado
Con el cálculo automático activado, el precio de cada línea sale de la tarifa de la bici según la duración: el primer tramo que cubre la duración y, si se pasa del último tramo, el exceso configurado. Si una tarifa tiene dos tramos con la misma duración, se aplica siempre el más barato
Si desactivas el cálculo automático, tienes que indicar el precio de la línea; sin precio, BikeCRM avisa y no guarda
Las líneas nuevas toman el IVA por defecto de tu negocio

🕐 Recogida y devolución

Al cambiar el estado de un alquiler se registran automáticamente las fechas reales:

Al pasar a alquilado se guarda la fecha y hora de recogida
Al pasar a devuelto se guarda la fecha y hora de devolución

Estas fechas son independientes de las fechas previstas de inicio y fin del alquiler.

🧾 Facturación de alquileres

La factura se genera al cobrar el alquiler (según el modo de facturación del negocio) o con el botón Generar factura. Abrir listados, informes o exportaciones nunca crea facturas
Los borradores y los alquileres cancelados no se pueden facturar
Un alquiler facturado queda bloqueado: no se pueden cambiar fechas, artículos ni precios, ni eliminarlo. Sí puedes seguir registrando pagos y cambiando su estado (alquilado, devuelto)

Facturas rectificativas de alquileres

Para corregir un alquiler facturado, usa Crear Factura Rectificativa (en Más acciones) en el detalle del alquiler, igual que en ventas y hojas de servicio. Si la factura se acaba de generar al cobrar, los botones Imprimir factura y Crear Factura Rectificativa aparecen al momento, sin recargar la página. BikeCRM crea un nuevo alquiler en estado devuelto con las mismas bicicletas y accesorios a precio negativo, y su factura rectificativa en la serie 10, que hace referencia a la factura original. La factura original no se modifica. Más detalles en facturas rectificativas. En las analíticas de flota ese alquiler no cuenta como un alquiler más: solo descuenta sus ingresos.

🔗 Enlace del ticket para el cliente

Al enviar el ticket por WhatsApp desde el detalle del alquiler, el cliente recibe un enlace público de solo lectura (https://connect.bikecrm.app/fe/rental_ticket/…). El enlace no lleva datos de acceso del personal: quien lo abre solo ve ese ticket, sin iniciar sesión. Funciona también con alquileres que aún no tienen fechas.

🌐 Reservas online

Con el módulo de alquileres activado, cada taller puede aceptar reservas de alquiler desde su web o desde un enlace público: el cliente elige fechas y horas dentro del horario del taller, ve las bicis libres por tipo y talla con su precio, deja sus datos y reserva. La reserva llega a la lista marcada como Online (debajo del estado) y, por defecto, como Pendiente de aprobación (filtro rápido Pendientes de aprobación) hasta que la apruebes; el cliente paga en el taller al recoger.

Se activa en Preferencias taller, panel Alquiler online, con Activar alquiler online. Solo se publican las bicis con tarifa asignada y la opción Alquilable online activada.

Reserva de alquiler online Activar la reserva online, compartir el enlace o insertarlo en tu web, aprobar o rechazar reservas y límites de protección

📅 Calendario de alquileres

El calendario de alquileres (/calendar_rentals) muestra todas las reservas y alquileres en una vista visual basada en FullCalendar.

Vistas disponibles

Mes: Vista general del mes con alquileres como barras horizontales
Semana: Vista detallada semanal (vista por defecto)
Día: Vista de un solo día
Agenda: Lista tabular de alquileres

Código de colores por estado

Estado	Color	Significado
Borrador	Gris	Aún no confirmado
Reservado	Azul	Reserva confirmada
Alquilado	Naranja	Actualmente en uso
Devuelto	Verde	Completado
Cancelado	Rojo	Cancelado
Pendiente de aprobación	Salmón	Reserva online que espera tu respuesta (es un borrador que llegó desde la página pública)

Interacciones

Clic en fecha: Crear nuevo alquiler (se abre el selector de clientes con la fecha prefijada) o añadir cierre de taller
Clic en evento: Ir al detalle del alquiler
Arrastrar/redimensionar: Reprogramar alquileres en borrador o reservados (recalcula precios y vuelve a comprobar la disponibilidad; si la bici está ocupada, el alquiler vuelve a su sitio y verás el motivo). Un alquiler que empieza y acaba a la misma hora conserva su fecha de fin al moverlo. Las reservas pendientes de aprobación no se pueden arrastrar
Clic derecho en cualquier punto del alquiler: Abrir en nueva pestaña, Marcar como alquilado (si está reservado), Marcar como devuelto (si está alquilado) y, en las reservas pendientes de aprobación, Aprobar y Rechazar
Enlace de alquiler online: en la barra del calendario está el botón Copiar enlace de alquiler (con un selector de taller si tienes varios)
Filtrar por bicicleta: Ver disponibilidad de una bici específica
Ocultar cancelados: Toggle para limpiar la vista

📊 Analíticas por bicicleta

En la ficha de cada bicicleta de alquiler (/bikes_rental/:id) hay dos pestañas adicionales:

Pestaña “Analíticas de alquiler”

Muestra 11 métricas calculadas a partir de los alquileres completados:

Ingresos totales

Suma de todos los pagos recibidos por alquileres de esta bici (con IVA).

Tasa de uso

Porcentaje de días alquilados respecto a días disponibles. Objetivo del sector: 60-75%.

Ingreso por día disponible (RevPAD)

Ingresos totales dividido entre días en flota. Combina precio y uso en un solo número.

Clientes únicos

Número de clientes diferentes que han alquilado esta bicicleta.

También incluye: total alquileres, alquileres activos, duración media, total días alquilados, días en flota y descuento total aplicado.

Pestaña “Alquileres”

Lista de todos los alquileres en los que participó esta bicicleta, con las mismas columnas que la lista de alquileres: número, cliente, bicis, fechas, días (calculados), estado, pago y total.

📈 Analíticas de flota

La página de analíticas de flota (/rentals/analytics) ofrece una visión general del rendimiento de toda la flota de alquiler.

Selector de periodo

Botones de periodo predefinido: últimos 30 días, 90 días, 12 meses, o el año en curso.

KPIs de resumen

7 tarjetas con métricas clave de la flota:

Ingresos totales y total alquileres en el periodo
Uso medio de la flota (con código de color verde/naranja/rojo)
Clientes únicos e ingreso medio por alquiler
Alquileres activos (actualmente en uso)
Bicicletas en flota (total de bicis de alquiler)

Gráfico de ingresos

Gráfico de barras mostrando la evolución de ingresos por mes (o semana).

Por talla

Una fila por talla de cuadro, con: Talla, Unidades (bicis de alquiler de esa talla que tienes ahora en la flota), Alquileres (con una barra para comparar las tallas de un vistazo), Días alquilados, Ingresos y Utilización media (con su barra).

Las tallas escritas de forma distinta se agrupan: «M», « m » y «m» son la misma talla. Se muestra la forma más habitual.
Las bicis sin talla aparecen juntas como Sin talla.
La talla con más alquileres lleva la etiqueta La más alquilada (en el móvil, una estrella).
Las tallas que nadie ha alquilado en el periodo también aparecen, en gris, para que veas qué unidades están paradas.
Las filas se ordenan por número de alquileres y, a igualdad, por ingresos.

Por modelo y talla

La misma información por modelo (marca y modelo de la bici; si no tiene ninguno de los dos, su nombre) y talla:

Ordena por cualquier columna haciendo clic en su cabecera (o con el teclado: tabulador hasta la cabecera y Intro).
Escribe en Buscar modelo o talla para filtrar.
Se muestran las 10 primeras filas; Mostrar todo despliega el resto.
Encima de la tabla, Más solicitado indica el modelo y talla con más alquileres. Si alguno está alquilado el 80 % del tiempo o más, verás Casi siempre alquilada: probablemente te convenga una unidad más.
En el móvil se ocultan las columnas de unidades y días, y la talla aparece junto al modelo.

Cómo se calculan las cifras

Cuentan los alquileres devueltos que empiezan dentro del periodo.
Ingresos: líneas de bicicleta con IVA, descontadas las facturas rectificativas. Un alquiler devuelto íntegramente suma 0 €.
Facturas rectificativas: el alquiler que crea una rectificativa no cuenta como otro alquiler, ni como otro cliente, ni suma días de uso. Antes inflaba el total de alquileres y duplicaba los días de la bicicleta.
Utilización: días alquilada entre los días del periodo (o desde que la bici se dio de alta, si es posterior). En las tablas por talla y por modelo es la media de todas las unidades del grupo, también de las que no se han alquilado.
Pasa el ratón por encima de las cabeceras subrayadas (o llega a ellas con el tabulador) para ver estas explicaciones en la propia página.

Rankings

Dos tablas lado a lado:

Top 10 bicicletas por ingresos: nombre, talla, ingresos, número de alquileres
Top 10 bicicletas por uso: nombre, talla, tasa de uso (%), días alquilados

Cada bicicleta enlaza a su ficha detallada.

⚙️ Flujo de trabajo

Configurar tarifas en “Tarifas de alquiler”: define precios por tramos de duración
Crear bicicletas en “Bicicletas de alquiler”: asigna una tarifa a cada bici
Crear alquiler desde la lista o el calendario: selecciona cliente, fechas y bicis
Gestionar estado: borrador → reservado → alquilado → devuelto
Facturar: la factura se genera al cobrar o con Generar factura
Analizar: consulta las analíticas por bici y de flota para optimizar

💡 Consejos

Un alquiler sin fecha de devolución acordada (la bici sale y se devolverá cuando el cliente quiera) sí se puede marcar como alquilado, y en el calendario se muestra como una barra que continúa hasta el final del periodo visible.