Reserva de alquiler online

La reserva de alquiler online es una página pública de tu taller donde los clientes eligen cuándo quieren recoger y devolver una bicicleta, ven qué modelos y tallas quedan libres con su precio, y dejan sus datos para reservar. Cada taller tiene su propio enlace, que puedes compartir tal cual o insertar dentro de tu web.

Nota

El cliente no paga por internet: paga en el taller al recoger la bicicleta, como en cualquier alquiler creado a mano. La reserva online solo adelanta la parte de “cuándo, qué y quién”.

Activación progresiva

Estamos activando la reserva online taller a taller. Si al abrir tu enlace público ves el aviso de que el servicio no está disponible temporalmente, escríbenos y lo ponemos en marcha contigo.

📋 Qué es

Para el cliente

Una página con el nombre y el color de tu taller donde elige fechas, bicis y accesorios, y confirma en un minuto sin crear ninguna cuenta.

Para el taller

Cada solicitud llega como un alquiler más en la lista y el calendario, con el origen Online, un aviso en la campana y un correo.

Con tu aprobación

Por defecto, las reservas quedan pendientes de aprobación hasta que las apruebes. Si lo prefieres, puedes confirmarlas al instante.

Con tus precios

El precio que ve el cliente sale de las tarifas de alquiler que ya tienes configuradas, con el IVA incluido.

✅ Requisitos

• El módulo de alquileres está activado (aparece Alquileres en el menú lateral). Viene incluido en BikeCRM Plus
• Tienes al menos una tarifa de alquiler y bicicletas de alquiler con tarifa asignada
• El taller tiene su horario de apertura configurado: es el que se ofrece al cliente para recoger y devolver

Consejo

Si aún no has configurado tarifas ni flota, empieza por la guía de alquileres y vuelve aquí cuando tengas la flota lista.

⚙️ Activar y configurar

La configuración se hace por taller. El panel muestra y guarda los ajustes del taller asignado a tu usuario; si tienes varios talleres, de momento no se puede elegir otro desde este panel (el bloque del enlace sí lista todos e indica cuáles tienen el alquiler online desactivado).

1. Ve a Preferencias taller y abre el panel Alquiler online (también lo encuentras buscando Alquiler online con Ctrl+K, Cmd+K en Mac). El panel solo aparece si el módulo de alquileres está activado

2. Activa Activar alquiler online. Mientras esté desactivada, el enlace público muestra un aviso de que la tienda no acepta reservas online

3. Decide cómo quieres recibir las reservas con Las reservas necesitan aprobación (activada por defecto):

   • Activada (recomendado): la reserva llega como Pendiente de aprobación y tú la apruebas o la rechazas
   • Desactivada: la reserva se confirma al momento y bloquea las bicicletas en el calendario

4. Ajusta los límites del formulario si los valores por defecto no encajan con tu taller:

   • Días máximos de antelación: hasta cuántos días vista se puede reservar (90 por defecto, como mínimo 1)
   • Antelación mínima (horas): cuántas horas antes de la recogida se deja de poder reservar (2 por defecto)
   • Alquiler mínimo (horas): la duración mínima del alquiler (1 por defecto)

5. En URL de términos y condiciones, indica la dirección web de tus condiciones de alquiler; el enlace aparece junto a la casilla de aceptación. El cliente siempre tiene que marcar Acepto las condiciones de alquiler: si dejas la dirección vacía, la página muestra el texto de Añadir texto a alquileres (panel Preferencias taller) o, si tampoco hay texto, unas condiciones básicas (pago en la tienda al recoger, documento de identidad, posible fianza, cambios y cancelaciones contactando con la tienda)

6. Pulsa Guardar. Debajo, el bloque Enlace público de alquiler ya está listo para compartir

Precaución

Las horas de recogida y devolución que se ofrecen al cliente son las del horario de apertura del taller, respetando sus cierres y vacaciones. Si el horario está vacío o incompleto, el cliente no podrá elegir ninguna hora. Revísalo en la configuración del taller o en el calendario.

🚲 Elegir qué bicis se alquilan online

No todas las bicicletas de tu flota tienen por qué ofrecerse en internet. Una bici solo aparece en la página pública si cumple tres condiciones:

• Está en la flota de Bicicletas de alquiler
• Tiene una tarifa de alquiler asignada (es la que calcula el precio)
• Tiene activada la opción Alquilable online en su ficha

1. Abre Bicicletas de alquiler y entra en la bicicleta

2. Comprueba que tiene Tarifa de alquiler asignada y activa Alquilable online, justo al lado de la tarifa

3. Repite con el resto de la flota que quieras ofrecer. La lista de bicicletas de alquiler tiene una columna y un filtro Alquilable online (Sí / No) para ver de un vistazo cuáles están publicadas

Nota

Las bicicletas pertenecen al negocio, no a un taller concreto. Si tienes varios talleres con el alquiler online activado, la página de cada uno ofrece todas las bicis del negocio marcadas como Alquilable online.

Consejo

El cliente ve las bicicletas agrupadas por tipo y talla (por ejemplo, Bicicleta de montaña · M · 3 disponibles), no una a una. Rellena bien el tipo y la talla de cada bici y añádele una foto: el grupo muestra la foto de una de sus bicis y, si ninguna tiene, un icono genérico de bicicleta. El campo Descripción de la bici todavía no se muestra en la página pública.

🔗 Compartir el enlace o insertarlo en tu web

En el panel Alquiler online encontrarás el bloque Enlace público de alquiler con el enlace (si tienes varios talleres, elige antes el taller en Taller para el alquiler) y tres botones:

• Copiar enlace de alquiler: copia el enlace público del taller al portapapeles
• Abrir página de alquiler: abre la página en una pestaña nueva para comprobarla. Abrir la página no crea ninguna reserva
• Guía de alquiler online: abre esta página de ayuda

Si el taller elegido tiene el alquiler online desactivado, el bloque te lo indica: la página avisa a los clientes de que no hay reservas disponibles. El Calendario de alquileres también tiene el botón Copiar enlace de alquiler en su barra superior.

El enlace tiene esta forma, donde <taller> es el código del taller:

https://connect.bikecrm.app/fe/<taller>/rental

Compártelo en tu web, en redes sociales, en un código QR en el mostrador o por WhatsApp. Cuando el cliente lo abre, ve directamente el formulario de tu taller.

Insertar el formulario dentro de tu web

Si prefieres que el cliente no salga de tu web, añade este fragmento en la página donde quieras que aparezca el formulario. Sustituye <slug-del-taller> por el código del taller (el mismo que aparece en el enlace):

<script src="https://connect.bikecrm.app/fe/rental_embed.js" data-workshop="<slug-del-taller>"></script>

El fragmento inserta el formulario en el sitio exacto donde lo pegues y ajusta su altura solo, a medida que el cliente avanza por los pasos, para que no aparezcan barras de desplazamiento.

Nota

El formulario se sirve desde connect.bikecrm.app. Si tu web tiene un gestor de cookies, un cortafuegos de contenido o una política de seguridad estricta, tiene que permitir cargar contenido de esa dirección; si no, el recuadro aparecerá vacío. Quien te mantenga la web sabrá dónde añadirlo.

Precaución

Nunca añadas datos de acceso al enlace. El enlace público de reserva no lleva ningún código personal, contraseña ni token del personal, y así debe seguir: cualquier persona que lo abra solo puede hacer una reserva, nada más. Si alguien te propone un enlace “con acceso directo” al taller, no lo publiques.

👀 Qué ve el cliente

1. Cuándo. Elige la fecha y la hora de recogida y las de devolución. Las horas se ofrecen en franjas de una hora dentro del horario de apertura de tu taller: la recogida necesita al menos una hora antes del cierre, y la devolución puede ser a la misma hora de cierre

2. Qué. Ve las bicicletas libres para ese periodo, agrupadas por tipo y talla, con cuántas quedan y el precio por bici de ese periodo con IVA incluido. Elige cuántas quiere de cada grupo y, si lo desea, accesorios (marcados según disponibilidad). El desplegable ¿Qué talla necesito? le orienta sobre la talla según su altura

3. Quién. Escribe su nombre, teléfono y correo (los tres obligatorios), añade notas si quiere, marca Acepto las condiciones de alquiler y pasa la comprobación anti-bots

4. Resumen. Revisa las líneas, el Total (IVA incluido) y el aviso sobre cómo se confirmará la reserva, y pulsa Reservar

Al enviar, el cliente ve una página de confirmación con el resumen de la reserva, Qué traer, los botones para llamar o escribir por WhatsApp al taller, Añadir al calendario y Reservar de nuevo. Esa página tiene su propio enlace de solo lectura, que siempre muestra el estado actual de la reserva. Recibe también un correo con la misma información y el botón Ver mi reserva.

El texto depende de tu configuración:

• Con Las reservas necesitan aprobación activada: La tienda confirmará tu reserva en breve. La reserva queda como Pendiente de aprobación y las bicis no se bloquean hasta que la apruebes. Cuando la apruebas, el cliente recibe un segundo correo con la reserva confirmada
• Con la opción desactivada: Tu reserva está confirmada. La reserva pasa a Reservado y bloquea las bicis en el calendario al instante

Nota

La página se muestra en el idioma de tu negocio y con el color de tu taller. La reserva se vincula a un cliente existente solo si coinciden a la vez su teléfono y su correo. Si no, se crea una ficha de cliente nueva en el taller de la reserva; si solo coincide uno de los dos datos, la reserva lleva en sus notas privadas un aviso de posible duplicado con el cliente parecido, para que decidas si fusionarlos.

👍 Aprobar o rechazar reservas

Cada reserva online genera la notificación Nueva reserva de alquiler en línea en la campana (Nueva reserva online … de …, pendiente de aprobación cuando espera tu respuesta) y un correo al taller (a la dirección del taller o, si no tiene, a la del negocio). En la lista de alquileres, las reservas online llevan Online debajo del estado y el filtro Origen distingue Online de Tienda; las que esperan tu respuesta aparecen como Pendiente de aprobación (y el filtro rápido Pendientes de aprobación las reúne todas), también en el calendario con su propio color. Más formas de encontrar un alquiler en la lista de alquileres.

1. Abre la reserva desde la campana, la lista de alquileres o el calendario

2. Comprueba las fechas, las bicis y los datos del cliente. Si hace falta, llámale: tienes su teléfono y su correo en la propia reserva

3. Pulsa Aprobar para confirmarla. BikeCRM vuelve a comprobar que las bicicletas y los accesorios siguen libres para ese periodo. Si alguna bici o accesorio ya no está disponible (por ejemplo, porque entre medias creaste otro alquiler a mano), verás el aviso Algunas de las bicicletas ya no están disponibles en esas fechas, la reserva sigue pendiente y el cliente no recibe nada. Si están libres, la reserva pasa a Reservado, quedan bloqueados en el calendario y el cliente recibe un correo con el asunto Tu reserva en … está confirmada, el resumen de la reserva y el botón Ver mi reserva, en su idioma o, si no tiene ninguno asignado, en el de tu negocio. Si otra persona del taller ya la ha aprobado o rechazado mientras la tenías abierta, verás Esta reserva no está pendiente de aprobación y no se envía ningún correo más. Rechazar sí funciona sobre una reserva ya aprobada, por si cambias de opinión: el cliente recibe entonces la confirmación y después el rechazo

4. Pulsa Rechazar si no puedes atenderla. Se te pedirá un Motivo del rechazo, que se envía al cliente por correo junto con el aviso de que la reserva no se ha podido confirmar. La reserva pasa a Cancelado y el motivo queda en sus notas privadas

Consejo

Aprobar y Rechazar están en el aviso Pendiente de aprobación del detalle del alquiler y en el menú del clic derecho del calendario. Mientras está pendiente, el estado del alquiler no se puede cambiar desde su desplegable y la reserva no se puede arrastrar en el calendario. Una reserva pendiente no reserva ninguna bicicleta: si tardas en responder, otro cliente (o tú mismo desde la aplicación) puede ocupar esas bicis en ese periodo.

Si tienes Las reservas necesitan aprobación desactivada no hay nada que aprobar: la reserva llega ya como Reservado. Si no puedes atenderla, cámbiala a Cancelado desde el detalle como cualquier otro alquiler y avisa tú al cliente: en este caso BikeCRM no le envía ningún correo (los botones Aprobar y Rechazar solo aparecen en las reservas pendientes de aprobación).

🕐 Recogida y devolución

A partir de aquí, una reserva online es un alquiler como cualquier otro:

• El cliente paga en la tienda al recoger: la reserva online no cobra nada por internet
• Cuando el cliente viene a buscar las bicis, cobras y pasas el alquiler a Alquilado; se guarda la hora real de recogida. Hazlo en el momento de la entrega: una reserva online que sigue en Reservado 2 horas después de su inicio se cancela sola y deja las bicis libres para otros clientes, aunque ya estén en la calle
• Al devolverlas, lo pasas a Devuelto; se guarda la hora real de devolución
• La factura se genera al cobrar o con Generar factura, según tu modo de facturación

Los detalles de estados, facturación y protección contra dobles reservas están en la guía de alquileres.

🛡️ Límites y protección

Aprobación

Con Las reservas necesitan aprobación activada, nadie bloquea tu flota sin que lo veas. Es el modo recomendado mientras conoces cómo se comportan tus clientes online.

Antelación y duración

Por defecto se puede reservar hasta 90 días vista, como mínimo 2 horas antes de la recogida, y por al menos 1 hora. Todo es ajustable por taller.

Cancelación automática

Una reserva online reservada que no se ha recogido (no ha pasado a alquilado) 2 horas después de la hora de inicio se cancela sola y libera las bicis. La comprobación se hace cada hora. Recibes la notificación Reserva de alquiler cancelada; el cliente no recibe ningún correo. Nunca se cancela un alquiler facturado.

Anti-bots

El formulario incluye una comprobación anti-bots, límites de envíos por dirección y por taller, y descarta los envíos automatizados sin avisarles. Si tu taller recibe muchas reservas en poco tiempo, el cliente verá La tienda está recibiendo muchas reservas en este momento… y podrá reintentarlo en unos minutos. Si un cliente real no consigue pasar la comprobación, que lo intente desde otro navegador o red.

Nota

La disponibilidad se comprueba dos veces: cuando el cliente envía la reserva y de nuevo cuando la apruebas. Con Las reservas necesitan aprobación activada, dos reservas pendientes pueden pedir la misma bici para el mismo periodo (las pendientes no bloquean nada): la primera que apruebes se la queda y, al intentar aprobar la otra, verás el aviso de que las bicis ya no están disponibles. Con la opción desactivada, si dos clientes reservan la última bici a la vez, solo uno la consigue.

🔧 Si el enlace no funciona

• No se ha encontrado el taller: el enlace no corresponde a un taller disponible. Vuelve al panel Alquiler online y pulsa Copiar enlace de alquiler para obtener el enlace correcto. Si lo has recibido como cliente, pide al taller el enlace actualizado.
• Esta tienda no acepta reservas online: Activar alquiler online está desactivada en ese taller, o el negocio no tiene el módulo de alquileres. Actívala y guarda.
• Las reservas online no están disponibles temporalmente: la reserva online está desactivada en toda la plataforma (por ejemplo, durante un mantenimiento). No depende de tu configuración: prueba más tarde o contacta con soporte.
• No aparece ninguna bicicleta: ninguna bici cumple las tres condiciones (flota de alquiler, tarifa asignada, Alquilable online), o todas están ocupadas en ese periodo. Prueba otras fechas o revisa la flota.
• No hay horas para elegir: el horario de apertura del taller está vacío ese día, o es un día de cierre. Revisa el horario y los cierres en el calendario.
• La fecha no se puede seleccionar: está más allá de Días máximos de antelación, demasiado cerca de la hora actual (Antelación mínima (horas)), o el periodo es más corto que Alquiler mínimo (horas). Ajusta los límites en el panel Alquiler online si no encajan con tu taller.
• El recuadro de la web sale vacío: tu web está bloqueando el contenido de connect.bikecrm.app. Revisa la nota de la sección insertar el formulario dentro de tu web.
• El cliente dice que no le llega el correo: pídele que revise la carpeta de correo no deseado. El enlace de solo lectura a la reserva también aparece en la página de confirmación, y tú tienes la reserva en la lista de alquileres.
• No te llega el correo de las reservas: se envía a la dirección de correo del taller o, si no tiene, a la del negocio. Sin ninguna de las dos, solo recibes la notificación de la campana.

Si usas el entorno de pruebas, su enlace empieza por https://beta.connect.bikecrm.app: no lo compartas con clientes.

Alquileres Flota, tarifas, estados, facturación y calendario de alquileres