Integración con Shopify

BikeCRM se conecta con tu tienda Shopify para que tu catálogo, tu stock y tus ventas online estén siempre al día sin trabajo manual. La integración está disponible con el plan PLUS.

🔗 ¿Qué se sincroniza?

Datos	Dirección	Cómo
Productos y variantes	En ambos sentidos	Importación inicial + webhooks + al guardar en BikeCRM
Stock	BikeCRM → Shopify	BikeCRM es el maestro del stock (ver más abajo)
Clientes	Shopify → BikeCRM	Importación manual + al llegar pedidos
Pedidos	Shopify → BikeCRM	Webhooks en tiempo real + importación manual
Devoluciones	Shopify → BikeCRM	Se convierten en abonos (facturas rectificativas)
Facturas	BikeCRM (opcional)	BikeCRM puede emitir la factura de cada pedido online

Nota

El contenido de un pedido de Shopify se gestiona en tu tienda: en BikeCRM se muestra en modo lectura. Si lo editas en Shopify, el cambio se sincroniza automáticamente (con abono y factura nueva si ya estaba facturado).

⚙️ Configuración inicial

Para conectar tu tienda necesitas crear una app en el panel de desarrollo de Shopify (5-10 minutos, solo se hace una vez). Shopify retiró el sistema antiguo de “apps privadas”, así que este es el camino oficial.

1. Pide la activación a BikeCRM. La integración la activa nuestro equipo comercial: escríbenos a support@bikecrm.com. Cuando esté activa verás Shopify en el menú lateral, en la sección Tienda.

2. Entra en el panel de desarrollo de Shopify en dev.shopify.com con la misma cuenta de tu tienda. Si es tu primera vez te pedirá crear una organización (gratis).

3. Crea una app (botón “Create app”). Ponle un nombre reconocible, por ejemplo BikeCRM.

4. Configura los permisos (scopes) de la Admin API de la app. Necesita exactamente estos:

   read_products, write_products,
   read_inventory, write_inventory, read_locations,
   read_orders, write_orders,
   read_customers, write_customers

5. Publica la versión de la app (“Release”) y instálala en tu tienda desde la sección de distribución de la app.

6. Copia las credenciales: en los ajustes de la app encontrarás el Client ID y el Client secret.

7. Pégalas en BikeCRM: ve a Shopify en el menú lateral, introduce el dominio de tu tienda (mitienda.myshopify.com), el client ID y el client secret, y pulsa Probar conexión. Si todo está bien verás el nombre de tu tienda y BikeCRM detectará automáticamente si tus precios incluyen IVA y tu ubicación de stock.

8. Guarda y lanza la primera importación con los botones de Sincronización manual (productos → clientes → pedidos, en ese orden).

Precaución

El client secret es como una contraseña: no lo compartas ni lo publiques. BikeCRM lo guarda cifrado en tránsito y nunca lo vuelve a mostrar.

Webhooks (cambios en tiempo real)

No tienes que hacer nada. Cuando pulsas Probar conexión y el test sale verde, BikeCRM da de alta por ti las suscripciones que necesita en tu tienda (pedidos creados, actualizados y cancelados, devoluciones, altas, cambios y bajas de producto, y la desinstalación de la app). A partir de ese momento, cada venta o cambio en la tienda llega a BikeCRM en segundos.

Debajo del resultado del test verás un resumen: Avisos en tiempo real configurados (n/n). El total depende de lo que tengas activado en Qué se sincroniza: con todo activado son 8/8, y si por ejemplo desactivas los pedidos, el total baja porque BikeCRM ya no pide a la tienda los avisos de pedidos. Lo importante es que los dos números coincidan: si el primero es menor, vuelve a pulsar Probar conexión; si sigue sin completarse, escríbenos a support@bikecrm.com.

Consejo

BikeCRM vuelve a comprobar estas suscripciones cada día. Shopify da de baja las suscripciones cuya entrega falla durante unas horas seguidas (por ejemplo, si tu tienda o BikeCRM han tenido una incidencia), así que esta revisión diaria las repone sola sin que tengas que enterarte.

Nota

El panel de desarrollo de Shopify no tiene una pantalla para dar de alta webhooks — en la página de la app solo aparece “Webhooks API version”. Antes había que declararlos con el Shopify CLI; ya no hace falta. Si en su día los configuraste así, no pasa nada: BikeCRM reconoce los que ya apuntan a la dirección correcta y no los duplica.

✅ Verifica que la sincronización funciona

La página de Shopify en BikeCRM tiene una tarjeta de Estado de la integración con un indicador por canal:

• 🟢 verde: ha funcionado recientemente
• 🟠 ámbar: hace más de una semana que no llega nada
• 🔴 rojo: nunca ha llegado — revisa la configuración de ese canal

Prueba rápida: crea un pedido de prueba en tu tienda; en unos segundos debe aparecer en Tickets de compra con el logo de Shopify.

🎛️ Qué se sincroniza y en qué dirección

En la página de configuración, la sección Qué se sincroniza decide qué comparten BikeCRM y tu tienda. Por defecto todo está activado en ambos sentidos, que es lo que quiere la mayoría de tiendas.

Ajuste	Opciones	Para qué sirve
Catálogo de productos	En ambos sentidos · Solo Shopify → BikeCRM · Solo BikeCRM → Shopify · No sincronizar	Nombre, precio, descripción e imágenes
Mantener el stock al día en Shopify	Sí / No	Las unidades disponibles
Importar los pedidos de Shopify	Sí / No	Las ventas de la tienda online
Importar los clientes de Shopify	Sí / No	La importación masiva de clientes

Algunas combinaciones útiles:

• La tienda manda en las fichas, BikeCRM en el stock. Pon el catálogo en Solo Shopify → BikeCRM y deja activado Mantener el stock al día. Tu equipo de tienda online sigue escribiendo los textos y eligiendo las fotos, y BikeCRM nunca se los toca; pero las unidades que vendes en el mostrador, las que gastas en reparaciones y las que recibes de proveedor siguen bajando y subiendo en la web.
• BikeCRM manda en todo. Déjalo En ambos sentidos: es lo normal si das de alta los productos en BikeCRM.
• Solo quiero que entren los pedidos. Pon el catálogo en No sincronizar y desactiva el stock. Las ventas de la web seguirán entrando en BikeCRM para facturarlas.

Precaución

Los pedidos y los clientes van en un solo sentido, de Shopify a BikeCRM. BikeCRM no crea pedidos ni clientes en tu tienda online.

Desactivar Importar los pedidos no borra los que ya entraron: deja de importar los nuevos. Y aunque desactives Importar los clientes, cada pedido que entre seguirá teniendo su cliente — si no, la venta se quedaría sin a quién facturar.

Cuidado al desactivar el stock

Mientras esté activado, BikeCRM es la fuente de la verdad para el stock: si alguien cambia las unidades a mano en la tienda online, el siguiente envío de BikeCRM las sobrescribe. Desactívalo solo si el stock de la web lo gestiona otro sistema — si no, acabarás vendiendo online unidades que ya no tienes.

No desactives los pedidos si dejas el stock activado

BikeCRM se entera de las ventas de tu tienda online a través de los pedidos: al importar cada pedido descuenta esas unidades de su propio stock. Si desactivas Importar los pedidos pero dejas activado Mantener el stock al día, las ventas de la web dejan de descontarse en BikeCRM — y como BikeCRM manda en el stock, el siguiente envío sobrescribirá el stock de la tienda con cifras que no descuentan esas ventas: la web volverá a mostrar unidades que ya se han vendido. Si no quieres importar los pedidos, desactiva también el stock. La página de configuración te avisa si eliges esta combinación.

📦 Sincronización de productos

De Shopify a BikeCRM

• Se importan los productos activos con su nombre, SKU, precio, precio de comparación, descripción e imagen.
• Los productos con variantes (tallas, colores) se importan como un producto por variante, agrupados.
• La identidad entre sistemas es el SKU: mantén SKUs únicos y consistentes.
• El stock del producto solo se adopta en la primera importación (después manda BikeCRM, ver abajo).
• Un producto archivado o en borrador en Shopify se marca como “no publicado” en BikeCRM, pero mantiene el vínculo. Un producto eliminado en Shopify deja de sincronizarse.

De BikeCRM a Shopify

• Marca la casilla Shopify en la ficha del producto para publicarlo en tu tienda (si el SKU ya existe en la tienda, BikeCRM lo vincula en lugar de duplicarlo).
• Cambios de nombre, precio y stock se envían automáticamente al guardar.
• Desmarcar la casilla pasa el producto a borrador en la tienda (deja de venderse online pero sigue vinculado y el stock se mantiene al día). Descatalogar un producto lo pasa a borrador automáticamente.
• Un cambio de estado hecho en la tienda (por ejemplo, pasar a borrador desde el admin de Shopify) se respeta: BikeCRM no lo revierte al guardar precios o stock.

El stock lo manda BikeCRM

BikeCRM es el maestro del stock: las ventas de tienda física (TPV), hojas de servicio y pedidos a proveedor actualizan el stock en BikeCRM y BikeCRM lo envía a Shopify. Las ventas online descuentan stock a través del pedido sincronizado. Los cambios de stock hechos a mano en el admin de Shopify no se importan y serán sobrescritos en el siguiente envío.

El stock se sincroniza contra una ubicación de Shopify (la que aparece configurada en la página de la integración; si tu tienda tiene varias, elige cuál).

Si vendes en dos tiendas online

Si tienes WooCommerce y Shopify conectados a la vez, una venta en una de las tiendas descuenta el stock en BikeCRM y lo envía a la otra, para que no vendas dos veces la misma unidad. BikeCRM nunca devuelve el stock a la tienda donde se hizo la venta (esa ya lo ha descontado por su cuenta).

🛒 Sincronización de pedidos

¿Qué pedidos se sincronizan?

Se importan los pedidos reales: pagados, autorizados, parcialmente pagados o reembolsados. No se importan los pedidos cancelados, los pagos pendientes o fallidos, ni los borradores (draft orders). Si un pedido ya importado se cancela después, sí se actualiza (ver “Pedidos cancelados”).

¿Qué datos incluye un pedido?

• Las líneas con su cantidad, precio (sin IVA, calculado según tu configuración) y tipo de IVA por línea.
• Los descuentos: si el pedido lleva un código de descuento o un descuento sobre el total, el importe se reparte entre las líneas, de modo que la factura coincide siempre con lo que ha pagado el cliente.
• Los gastos de envío como una línea más.
• El cliente (se busca por identidad de Shopify, email y teléfono antes de crear uno nuevo).
• La fecha real del pedido en Shopify y el pago cuando el pedido está pagado.
• El recargo de equivalencia cuando el cliente lo tiene activado en BikeCRM (y sin duplicarlo si tu tienda ya lo cobra).

Los pedidos aparecen con el logo de Shopify en el listado y son de solo lectura: para modificarlos, edítalos en Shopify (el botón “Ver en Shopify” te lleva directo).

Devoluciones (refunds)

Una devolución en Shopify genera automáticamente en BikeCRM: un abono con las líneas devueltas en negativo, la devolución del importe y —si BikeCRM gestiona tus facturas— una factura rectificativa. El stock devuelto se recupera en BikeCRM.

Solo se contabiliza el dinero que se ha devuelto de verdad: si la devolución queda pendiente o la rechaza la pasarela de pago, BikeCRM no crea el abono y lo vuelve a intentar cuando se complete. Si retienes parte del importe (por ejemplo, gastos de gestión), el abono refleja exactamente lo devuelto, no el valor de los artículos.

Pedidos cancelados

Si cancelas en Shopify un pedido que ya estaba en BikeCRM, el estado se actualiza y, cuando devuelvas el dinero, la devolución entra como abono (con su rectificativa si BikeCRM gestiona las facturas). El pedido y su factura originales no se tocan: la corrección siempre es un abono, nunca una modificación.

Modificaciones del pedido tras la primera sincronización

• Si el pedido aún no tiene factura, BikeCRM lo actualiza en sitio.
• Si ya tiene factura, la ley no permite modificarla: BikeCRM emite automáticamente una factura rectificativa por el pedido original y crea el pedido nuevo con su factura. La contabilidad queda cuadrada sola.

👥 Sincronización de clientes

El botón Importar clientes trae tus clientes de Shopify con nombre, email, teléfono y dirección. Al importar pedidos, los clientes se crean o se vinculan automáticamente evitando duplicados (por identidad de Shopify → email → teléfono).

🧾 Facturación de pedidos Shopify

Activa “BikeCRM gestiona las facturas de los pedidos de Shopify” para que cada pedido pagado genere su factura en BikeCRM con tu numeración, y opcionalmente se la envíe por email al cliente.

• Con VeriFactu activo, la factura queda sellada y es legalmente inmutable: si después editas el pedido en Shopify, BikeCRM emitirá rectificativa + factura nueva (y deja una nota interna en el pedido de Shopify avisándolo).
• Si tus facturas las emite otro sistema, deja la casilla desactivada: los pedidos se importan igualmente sin factura.

💰 Gestión de precios e IVA

• BikeCRM detecta automáticamente si tu tienda tiene los precios con IVA incluido (lo habitual en España) al probar la conexión, y convierte los precios en consecuencia en ambos sentidos.
• El IVA de cada línea de pedido se lee de los impuestos reales del pedido de Shopify. Para productos sin datos de impuestos se usa el IVA por defecto de tu negocio.

❓ Solución de problemas

Errores de “Probar conexión”

Mensaje	Qué revisar
Credenciales rechazadas	Client ID / secret mal copiados, o la app no está instalada en la tienda (o se desinstaló).
Faltan permisos	La app no tiene todos los permisos necesarios: añádelos en su configuración y publica una versión nueva.
Hacen falta las credenciales	Estás probando una tienda distinta a la guardada: introduce también su client ID y client secret.
No parece una tienda Shopify	El dominio debe ser el de myshopify.com, no tu dominio propio.
No se pudo contactar	Problema puntual de red — reintenta en unos minutos.

Cambios en el pedido tras la sincronización

Si editas el pedido en Shopify (cambias cantidades, cambias un artículo por otro), BikeCRM lo detecta —incluso si el total no varía— y actualiza el pedido; si ya estaba facturado, emite la rectificativa y crea el pedido corregido con su factura nueva.

La tienda deja de sincronizar

Si Shopify empieza a rechazar el acceso (app desinstalada, credenciales rotadas o permisos cambiados), BikeCRM te avisa con una notificación en la campana y un email al día hasta que la conexión vuelva a funcionar. Revisa que la app siga instalada y que las credenciales de BikeCRM coincidan con las del panel de desarrollo.

Un producto no se sincroniza

La causa más común es un SKU duplicado: dos productos no pueden compartir SKU. BikeCRM te lo notifica en la campana; corrige el duplicado en uno de los dos sistemas y vuelve a sincronizar.

Consejo

¿Dudas con la configuración? Escríbenos a support@bikecrm.com y te ayudamos a conectar tu tienda.